Säkerhet & Integritet
Här beskrivs ATJOO:s dataskyddsåtaganden och klinikberoende funktioner för telefonbaserad ärendehantering åt veterinärkliniker. Klinikbolagets avtal, aktiveringsbekräftelse och dokumenterade instruktioner styr behandlingen. Dataskyddsbilagan har företräde i dataskyddsfrågor; den här sidan ersätter inte avtalet. Uppdaterad 14 september 2026.
Roller och instruktioner
Klinikbolaget är personuppgiftsansvarigt och ATJOO är personuppgiftsbiträde. Ett biträdesavtal enligt artikel 28 gäller före behandlingsstart och så länge ATJOO behandlar uppgifter för bolaget, även efter tjänstens slut. ATJOO följer dokumenterade instruktioner. Ett ombud får bara agera inom klinikbolagets mandat; bolaget kan alltid kontakta oss direkt. Vid motstridiga instruktioner eller oklar behörighet stoppas den omtvistade behandlingen tills frågan klarlagts. ATJOO ska utan onödigt dröjsmål meddela om en instruktion strider mot GDPR eller inte kan följas.
Ändamål och personer
Behandlingen omfattar telefonärenden och aktiverade tillval: insamling, ljudbehandling, transkribering, strukturering, uppslag i klinikens valda journalsystem, bokningsändringar, bekräftelser, leverans till kliniken, lagring och radering. Även felsökning, support och kvalitetssäkring åt kliniken ingår. Berörda personer är djurägare, djurhållare och deras företrädare, undantagsvis barn som ringer, klinikpersonal och behöriga användare hos kundens ombud. Klinikbolaget ansvarar för rättslig grund, relevanta uppgifter och information till registrerade, även personal, samt för att motivera personnummerbehandling och dokumentera eventuell intresseavvägning.
Vilka uppgifter som behandlas
Namn, personnummer, kontaktuppgifter, adress, försäkringsuppgifter samt uppgifter om djur och ärenden. Även ljud, transkript, sammanfattningar, journalutkast, samtalsnoter, bokningar och bekräftelser behandlas, liksom samtals-ID, tidpunkt, telefonnummer, samtalstyp och utfall, användarkonton, roller och åtkomstloggar. Personalens röst och samtalsinnehåll ingår när transkribering efter koppling är aktiverad. Varje leverantör ska bara få de uppgifter som behövs för dess uppgift.
Känsliga uppgifter, röster och barn
Djurs hälsouppgifter är inte känsliga personuppgifter enligt GDPR. Känsliga uppgifter om människor efterfrågas inte, men kan förekomma i samtal och ska då hanteras enligt artikel 9 och klinikbolagets dokumenterade instruktioner. Uppgifter utan lagligt stöd för fortsatt behandling ska raderas utan onödigt dröjsmål. Röster används inte för unik identifiering och inga röstavtryck skapas. Enligt avtalet ska ålder inte efterfrågas. Om det framgår att ett barn ringer ska barnet hänvisas eller kopplas till personal utan att någon åtgärd slutförs eller åldern registreras.
Identifiering och uppgiftsminimering
Identifiering sker enligt klinikens avtalade upplägg. Vid otillräcklig identifiering eller oklar behörighet hänvisas eller kopplas ärendet till personal före utlämnande eller ändring av kunduppgifter. Endast nödvändiga uppgifter får lämnas till språkmodeller och andra underbiträden. Avtalet kräver maskering där fullständigt personnummer inte behövs.
Inspelning, transkribering och mänsklig kontroll
Före inspelning ska djurägaren få information om AI, inspelningens ändamål och hur fullständig dataskyddsinformation nås. Information om inspelning är inte i sig samtycke. Transkribering efter koppling till personal är valfri; i det beskrivna avtalsupplägget är den aktiverad från driftstart om kliniken eller dess behöriga ombud inte anger annat. Båda parter ska informeras innan deras samtal transkriberas. När tillvalet är avstängt upphör inspelning och transkribering när personal tar över. Journalutkast och samtalsnoter ska granskas och godkännas av personal före journalföring. Tjänsten ger administrativt stöd och gör inga egna medicinska bedömningar eller beslut med rättslig verkan.
AI-transparens och kontakt med personal
Djurägaren kan avbryta dialogen och begära personal under klinikens kopplingstider. Uppgivna akutärenden ska kopplas till klinikens anvisade akutnummer eller jourhänvisning även utanför ordinarie kopplingstid. Enligt avtalet är ATJOO leverantör och klinikbolaget användande organisation enligt AI-förordningen. ATJOO ansvarar för transparens och den maskinläsbara märkning av AI-genererat ljud och text som krävs enligt artikel 50.
Klinikens data och AI-träning
Klinikbolaget behåller rättigheterna till sina data. Personuppgifter får aldrig användas för träning av generella AI-modeller och tjänsten används inte för marknadsföring. Oåterkalleligt anonymiserad och aggregerad statistik får behållas efter avtalet; statistik som identifierar en klinik får inte publiceras utan dess samtycke. ATJOO är självständigt personuppgiftsansvarig för avtalskontakter, fakturering och supportadministration.
EU och supportåtkomst
Avtalet kräver att all behandling och lagring sker inom EU, även hos underbiträden och vid supportåtkomst. Kravet omfattar också personanknutna metadata, loggar och säkerhetskopior. En EU-region är inte i sig en garanti för att alla dessa behandlingar stannar inom EU. ATJOO ska verifiera tjänsten och underbiträdena före driftstart; leverantörsvillkor eller överföringsmekanismer får inte åsidosätta avtalets EU-krav.
Underbiträden och ändringar
Klinikbolaget ger allmänt tillstånd till de listade underbiträden som används för tjänsten. Förteckningen vid aktiveringen ingår i avtalet. Nya eller ersatta underbiträden publiceras och meddelas i förväg via e-post till kundens utsedda kontakt eller ombud. Klinikbolaget eller ombudet får skälig möjlighet att invända på dataskyddsgrunder före anlitandet. Om frågan inte kan lösas får berörd tjänst avslutas utan avslutsavgift innan ändringen genomförs. ATJOO ska avtala om likvärdiga skyldigheter och ansvarar för underbiträdenas fullgörande.
Åtkomst och teknisk säkerhet
Avtalet kräver TLS 1.2 eller högre vid överföring och kryptering i vila, trafik via lastbalanserare och verifierade anropssignaturer från telefonileverantören. Åtkomst ska vara rollbaserad, avgränsad per organisation och begränsad till arbetsuppgiftens behov, med engångskod via e-post för inloggning. Övriga krav är hanterat hemlighetsvalv, inga statiska driftsättningsnycklar, åtskilda utvecklings-, test- och produktionsmiljöer, samtals- och API-loggning, felövervakning, skalning, säkerhetskopiering och automatisk gallring. Personal ska följa instruktioner och omfattas av sekretess eller tystnadsplikt även efter uppdraget.
Journalsystem och leverans till kliniken
Resultat levereras till klinikens valda journalsystem – Provet Cloud, Link eller Vettigo – eller via e-post enligt avtalat upplägg. För Provet Cloud anger avtalet ett namngivet servicekonto för tillgänglighet, besöksanledningar, personal, skift samt relevanta kund-, djur- och bokningsuppgifter, inklusive skapande och uppdatering av kunder, djur och bokningar. Avtalet kräver avgränsning till klinikens enhet och uteslutning av journalanteckningar, fakturering, läkemedel och administration i den utsträckning Provet medger det; kliniken kan granska rättigheter och anropsgränser, och anrop loggas. Link använder klinikens API-åtkomst för uppslag av kunder, djur, scheman och bokningar, registrering av kunder och djur, uppdatering av kontaktuppgifter samt skapande, ändring och avbokning av bokningar med bokningsnoter. Links egen e-posttjänst kan skicka bokningsmeddelanden till adressen i kundregistret. Vettigo använder API-åtkomst med leverantörens rättigheter för vald klinik och avdelning för att läsa kund-, djur-, personal- och bokningsuppgifter, registrera kunder och djur samt skapa, ändra och ta bort bokningar med bokningsnoter. Rättigheterna skiljer sig mellan systemen och måste kontrolleras för kliniken. ATJOO skickar också konfigurerade SMS och e-postmeddelanden genom sina leverantörer.
Högst 30 dagars lagring
Personuppgifter från samtal och ärenden, inklusive ljud, transkript, personanknutna metadata och loggar, får lagras i högst 30 dagar från insamlingen, eller kortare enligt klinikbolagets instruktion. Därefter ska de raderas automatiskt eller anonymiseras oåterkalleligt. Samma gräns gäller underbiträden och säkerhetskopior. Kopiering eller återställning börjar inte en ny lagringsperiod, och uppgifter som skulle ha raderats får inte återinföras. Sparat ljud för felsökning och kvalitetssäkring får endast vara tillgängligt för behörig teknisk personal.
Avgränsade undantag från lagringstiden
Nödvändiga uppgifter om behöriga användare och administrativa kontaktpersoner får behållas så länge behörigheten eller uppdraget består och ska raderas senast 30 dagar därefter. Undantaget omfattar inte samtalsinnehåll, ärendedata eller historiska åtkomstloggar. Lagstadgat bevarande kan gälla vid leverantörsbyte och för faktureringsunderlag utan ärendeinnehåll; sådana faktureringsunderlag sparas till och med sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Uppgifter i klinikens journalsystem följer klinikbolagets egna lagringsskyldigheter.
Återlämnande, radering och avslut
Vid avslut väljer klinikbolaget återlämnande eller radering. Avtalade leveranser till klinikens valda journalsystem eller e-post fullgör återlämnandet i den mån de täcker uppgifterna och instruktionen; andra kvarvarande personuppgifter återlämnas säkert om bolaget väljer det. Befintliga kopior ska raderas utan onödigt dröjsmål, senast 30 dagar efter avslut, med förbehåll för kortare ordinarie frister eller lagstadgat bevarande. Begärd tidigare radering ska ske inom tio arbetsdagar utan att en kortare frist förlängs. ATJOO bekräftar skriftligen. Vid lagstadgat leverantörsbyte gäller dataförordningens uttagstid, minst 30 kalenderdagar efter övergången, innan exporterbara data och digitala tillgångar raderas.
Personuppgiftsincidenter
ATJOO ska underrätta klinikbolaget genom den utsedda kontakten eller ombudet utan onödigt dröjsmål, om möjligt inom 48 timmar från kännedom om en personuppgiftsincident. Informationen ska omfatta artikel 33.3 och får kompletteras stegvis. ATJOO bistår vid anmälan till IMY och information till berörda, men gör inte själv anmälan för klinikbolagets räkning. Ett ombuds mottagande eller vidarebefordran ändrar inte GDPR:s tidsfrister.
Registrerades rättigheter och bistånd
Registrerade vänder sig till klinikbolaget. Direkt inkomna begäranden ska vidarebefordras dit utan sakligt svar från ATJOO. På klinikbolagets begäran ska uppgifter sökas, lämnas ut eller raderas inom tio arbetsdagar, utifrån telefonnummer, e-post eller ärende-ID. Kortare tillämpliga raderingsfrister gäller fortfarande. ATJOO ska, med hänsyn till behandlingens art och tillgänglig information, bistå med registrerades rättigheter och skyldigheterna enligt artiklarna 32–36.
Konsekvensbedömning och granskning
Underlag för konsekvensbedömning ska lämnas senast vid teknisk genomgång och uppdateras inom tio arbetsdagar från begäran. Det ska omfatta tjänst, dataflöden, lagring, underbiträden, säkerhet, risker och motåtgärder. Säkerhetsinformation och skriftlig egenkontroll lämnas på begäran, egenkontrollen högst en gång per tolv månader. Underlag för konsekvensbedömning, egenkontroll och incidentbistånd ingår utan extra avgift; övrigt bistånd och granskningsarbete följer kundens avtal. Granskning sker främst genom dokumentation. Inspektioner sker normalt under kontorstid, med 30 dagars varsel och högst en gång per tolv månader. GDPR, incidenter eller myndighetskrav kan kräva tätare granskning, kortare varsel eller ytterligare åtkomst. Former och avgifter får inte hindra insyn enligt artikel 28.3 h.
Kontakta oss
Kontakta oss på info@atjoo.com